Pomalu se už s naším seriálem blížíme do cílové rovinky, stále je ale zapotřebí dát prostor hned několika tématům. V předchozím článku jsme diskutovali o změně stanov, respektive zakladatelského právního jednání společnosti. Dnes se zaměříme na další aspekt post-akviziční integrace: začlenění nově získané společnosti do stávajících struktur kupujícího. Tento článek vás provede tím, kam novou společnost v rámci vaší organizace umístit a jaké role bude vykonávat, aby byla zajištěna její hladká integrace a aby mohla řádně plnit zamýšlenou funkci.

Integrací pro účely tohoto článku rozumíme širší pojem, který v sobě zastřešuje:

• Integraci v užším slova smyslu, tedy reálné začlenění nově získané společnosti do stávajícího provozu, propojení s interními systémy apod.; a
• Nastavení struktury, respektive organizační struktury, či jinými slovy kam do řetězce společností kupujícího nově získanou společnost zařadit.

1. Plánování před integrací

Před zahájením procesu integrace je důležité důkladné plánování. Zvažte následující kroky:

• Poznatky z due diligence: Využijte poznatky z fáze due diligence k identifikaci potenciálních výzev a příležitostí integrace.
• Integrační tým: Zřiďte specializovaný integrační tým složený z členů zúčastněných společností. Tento tým by měl být odpovědný za dohled a řízení procesu integrace.
• Integrační plán: Vypracujte podrobný integrační plán, který bude obsahovat kroky, časový harmonogram a odpovědnost za jednotlivé aspekty integrace.

2. Organizační struktura a umístění společnosti

Rozhodnutí o tom, kam novou společnost umístit v rámci stávající organizační struktury, je klíčové z mnoha důvodů. Ať už je to rozložení daňové zátěže, optimalizace cashflow, zjednodušení řízení aj., existuje několik přístupů:

• Dceřiná společnost: Zachovejte získanou společnost jako samostatnou dceřinou společnost. Tento přístup je vhodný, pokud má společnost odlišnou značku, operuje na jiném segmentu trhu nebo má odlišný provozní model, který by měl zůstat nezávislý.
• Funkční integrace: Rozdělte funkce získané společnosti mezi různé oddělení v mateřské organizaci. Takto lze integraci provést například po odštěpení či fúzi nově získané společnosti s jinými společnostmi kupujícího. Efektivně dojde k jejímu jakémusi „rozporcování“ a očištění nově získané společnosti od postradatelných aktiv.
• Umístění ve struktuře: Zvažte např., zda společnost řadit přímo pod holding či zda pro její akvizici a následné řízení nezvolit například tzv. special purpose acquisition company (zkráceně SPAC).

3. Definování rolí a rozdělení odpovědnosti v rámci integrace

Jasné definování rolí a rozdělení odpovědnosti získané společnosti v rámci mateřské struktury je v rámci integrace neméně důležité. Zvažte proto následující kroky:

• Klíčové funkce: Identifikujte klíčové funkce, které bude získaná společnost vykonávat, jako je výroba, prodej, výzkum a vývoj nebo zákaznický servis. Zajistěte, aby tyto funkce byly integrovány s odpovídajícími oddělením v mateřské organizaci.
• Struktura reportování: Zřiďte jasnou strukturu reportování, aby byla usnadněna komunikace a rozhodování. Definujte, komu se bude vedení získané společnosti v mateřské organizaci zodpovídat.
• Kultovní integrace: Řešte kulturní rozdíly a pracujte na vytváření soudržné organizační kultury. To může zahrnovat školení, teambuildingové aktivity a pravidelnou komunikaci.

4. Integrace interních systémů a procesů

Integrace systémů a procesů získané společnosti s těmi mateřské organizace je klíčová pro provozní efektivitu. Zaměřte se na následující oblasti:

• IT systémy: Zajistěte kompatibilitu a integraci IT systémů, včetně ERP, CRM a dalších softwarových platforem.
• Standardní operační postupy: Harmonizujte standardní operační postupy, aby byla zajištěna konzistence a efektivita v rámci celé struktury.
• Finanční systémy: Integrujte systémy finančního reportování, rozpočtů a účetnictví, aby byl poskytnut jednotný pohled na finanční výkonnost.
• HR systémy: Sjednoťte HR politiky, mzdové systémy a zaměstnanecké benefity, aby byl pro všechny zaměstnance zajištěn plynulý přechod.

5. Komunikace a řízení změn

Efektivní komunikace a řízení změn jsou zásadní pro úspěšnou integraci. Zvažte následující strategie:

• Komunikační plán: Vypracujte komplexní komunikační plán, který bude informovat všechny zainteresované strany o procesu a postupu integrace.
• Zapojení zaměstnanců: Zapojte zaměstnance obou společností prostřednictvím pravidelných aktualizací, Q&A sezení a mechanismů zpětné vazby.
• Řízení změn: Implementujte strategie řízení změn, abyste snadno ustáli případný odpor a zajistili plynulý přechod. To může zahrnovat školení, workshopy a poskytnutí podpory.

6. Monitoring a hodnocení

Průběžné monitorování a hodnocení jsou nezbytné k zajištění úspěchu integračního procesu. Klíčové kroky zahrnují:

• Integrační milníky: Definujte a sledujte klíčové integrační milníky, abyste mohli měřit pokrok.
• Výkonnostní metriky: Stanovte výkonnostní metriky k hodnocení úspěšnosti integrace, jako je provozní efektivita, finanční výkonnost a spokojenost zaměstnanců.
• Pravidelné revize: Provádějte pravidelné revize k identifikaci výzev a provádění potřebných úprav integračního plánu.

Závěr

Integrace nově získané společnosti do stávající organizační struktury je složitý úkol, jehož správné provedení je však zásadní. Pečlivým plánováním a realizací integračního procesu můžete maximalizovat vzájemnou synergii společností, zvýšit provozní efektivitu, zajistit cashflow, výhodně rozložit daňovou zátěž a zjednodušit řízení společnosti. V našich nadcházejících článcích se podrobněji podíváme na specifické aspekty nastavení efektivního řízení nově získané společnosti.

Potřebujete poradit či zastoupit při koupi společnosti? Máte jakékoli dotazy k našemu seriálu či k integraci nově získané společnosti do Vaší organizace? Obraťte se na nás! S koupí společností máme dlouholeté zkušenosti!

JUDr. Ing. Jan Vych, advokát a partner

Mgr. Adam Sznapka, koncipient